İdari personel, iş zincirinde gerekli bir bağlantıdır

Bugüne kadar bazı işadamları düşünün,İdari personel, para ve gereksiz bürokrasi israfıdır. Ancak, böyle bir beyan sadece yöneticinin tüm sorumlulukları üstlendiği çok küçük firmalar için geçerlidir. Aslında, idari personel, iş zincirinde önemli bir bağlantıdır. İşletmenin işini organize eden, sözleşmelerin, emirlerin, ödemelerin alındığını denetleyen, zamanında gerçekleştirilmesi için dış dünya ile olan iletişiminden sorumludur.

Bir gün bir sekreter bile yokken,Ofis müdürü, kişisel asistan, idari personelde ne kadar gerekli olduğunu gösterir. Yukarıda belirttiğimiz pozisyonlar bu türden ana işler. Ancak, bu tür faaliyetlerle sınırlı değildir. Sekreter ile birlikte idari personele kim aittir? Katip, çağrı merkezi çalışanı, ofis yöneticisi, kişisel asistan, sekreter-tercüman. Kısa süreli kurslardan sonra herhangi bir kişinin bu işi yapabildiğine inanmak bir hatadır. İşletmenin faaliyetlerini niteliksel olarak düzenlemek için, sadece diplomasi, objektiflik, dakiklik gibi kişisel niteliklere ihtiyaç duyulmamaktadır.

İdari personel,Tüm firmanın işleyişinin çoğunlukla bağlı olduğu çok önemli bilgilere erişim. Sonuç olarak, yetkili ofis çalışması, hızlı baskı, doğruluk, sorumluluk ve organizasyon becerileri basitçe gereklidir. Ayrıca, özel bilgi de gereklidir. İdeal olarak, idari personel, mutlaka profil olmaksızın, yüksek eğitime sahip çalışanlardır. Asıl gereklilik, önemli bilgi ve belgeleri ele alma becerisi olacaktır.

Dış görünümden başka ofis yöneticisiNazik ve görgü kurallarının yanı sıra, girişimci ziyaretçileri ile de yetkin bir şekilde iletişim kurmaları gerekir; çünkü aralarında hem ortaklar hem de potansiyel müşteriler olacaktır. Bazen böyle bir uzman şirkete ait mal veya hizmetlerin teşviki ile de görevlendirilir. Her durumda, tüm servislerin çalışmasını ve yöneticiyle iletişimi koordine eden kişidir. Toplantıları ve müzakereleri planlamak için çalışma programını tutmakla sorumludur. Kişisel asistan, yöneticiye ülke çapında ve yurt dışında iş gezileri düzenlemede yardımcı olur. Girişimciler bu pozisyonu yabancı dil, iş görgü kuralları, yetkin ve dakik bilgisine sahip bir kişiyi seçmeye çalışırlar. Kural olarak, kadınlar sekreter ve asistan olarak görev yaparlar, ancak popüler inancın aksine, genç değil, 25 yaş üstü eğitimli bayanlar. Ama bir ofis yöneticisi bir adam olabilir, hepsi endüstriye bağlı. Ek bir avantaj sadece iş tecrübesi değil, aynı zamanda belge yönetimi alanında profesyonel bilgi olacaktır. Şaşırtıcı bir şekilde, ama tüm okuryazar ve eğitimli uzmanların bolluğu ile, yüksek öğrenim kurumlarının genç mezunları nitelikli idari personel bulmaktadırlar - bu kolay bir iş değildir. Sonuçta, sadece profil bilgisi değil, aynı zamanda kişisel nitelikler de önemlidir: çatışma dışı, tarafsızlık, itaat etme ve yönetme yeteneği, örgütsel yetenekler.