Elektronik belge yönetim sistemi (EDS): nedir, özellikleri ve önerileri

Birkaç yıl önce elektronikBelge dolaşımı parlak bir gelecek olarak konuşuldu. Bugün onlar özel ve devlet işletmelerinde zaten aktif olarak kullanılıyorlar. Ancak en önemli şey, talebin SED'de sürekli olarak büyümesi. Elektronik belge yönetimi sistemi nedir ve nasıl çalışır, Rusya Federasyonu'nda faaliyet gösteren sistemlerin örneğini ele alalım.

önkoşullar

EDS programının nasıl çalıştığını daha iyi anlamak için, temel kavramları ve görevleri dikkate almak gerekir. Temel faktörler, belirli bir sistemin seçimini belirleyen faktörlerdir.

Organizasyon şartlarda çalışabilirseResmi olmayan yönetim, daha sonra belge dolaşımına gerek yoktur. İş süreçlerinin ortaya çıkmasıyla, mekanizmayı düzenli dokümantasyonla yönetmeye ihtiyaç vardır. Menkul kıymetlerle zamanında ilgilenmezseniz, biriktirmeye ve kaybolmaya başlar.

Kağıt taşıyıcılara alternatif olarakSunucuda dosya depolamak için özel bir şema kullanılır. Ama ya uzun sürmez. Şirketin hacimlerinin büyümesiyle, bilgiyi saklama ve senkronize etme ihtiyacı artmaktadır.

Bir ikilem ortaya çıkar: Eski kağıt taşıyıcıların veya bir ERMS bilgilerinin saklanması için kullanılıp kullanılmayacağı. Önemli olan elektronik sistem nedir? Organizasyonun etkinliğini artırın.

Ekonomik etkisi

Verimlilik iki şekilde artırılabilir: maliyetleri düşürür ya da sonucu arttırır. ERMS belgeleri bir defada iki hedefe ulaşabilir. Yani, sistemin tanıtımı, kuruluşun daha az harcamasına, ancak daha fazla kazanmasına izin verir.

Azaltıcı maliyetler, kağıt maliyetlerini, verimsiz zamanı, bilgi alışverişini hızlandırarak, kurum kültürünü değiştirerek gerçekleştirilir.

Etkinliğini değerlendirmekSED programını sağlar, kağıt belgelerin hazırlanması için çalışma süresinin maliyetini hesaplamanız gerekir. Danışmanlık şirketlerinin tahminlerine göre, bu operasyonlar çalışma süresinin% 20'sini kaplar. Rus bürokrasisinin sisteminde bu, zamanın% 60'ını daha da artırıyor. ERMS'nin uygulanması, bu maliyetleri en az 10 kez azaltacaktır.

Büro çalışması ve belge sirkülasyonu

Bu iki terim birbiriyle ilişkilidir. Büro işi - belgelerle çalışmak için resmi bir kurallar dizisini ifade eden terimdir. Bazı ERMS sistemleri ofis işleri için özelleştirilebilir, ancak ofis çalışmalarının önceden oluşturulduğu sistemler de vardır.

Bir belge, bilgi depolama birimidir.SED. Belge dolaşım farklı kaynaklardan oluşur: diğer sistemler, uygulamalar, e-postalar, ancak her şeyden önce taranmış kağıt taşıyıcılardan. Bu nedenle, tarayıcılar ve diğer ekipmanlar SED'nin ayrılmaz bir parçasıdır. Sistem tüm belgeleri saklar, geçmişini korur, organizasyon için hareket sağlar ve onlarla iş süreçleri yürütür.

Böyle bir temelde SED'in bir kararı, talimatı ve düzeni vardır. Aralarında ve organizasyon tarafından yönetiliyor. Herhangi bir belge bir "sertifika" ile birlikte verilir. Formadaki alan kümesi, belgenin türüne bağlıdır. Sistemde, bilgi, böyle bir kartın her alanının bir veri tabanı olarak saklanır.

SED'in görev ve görevleri

İş akışı programı, bu tür sorunları çözmek için tasarlanmıştır:

çalışmaların dokümanlarla sistemleştirilmesi.
Belgelerin şablonlarla oluşturulması, depo kaydı;
muhasebe otomasyonu;
belgelerin sınıflandırılması.

ERMS'nin işlevlerini ayrıntılı olarak ele alalım. İş akışı programı şu amaçlarla kullanılır:

kartların oluşturulması.
belgenin metni;
pdf veya ms word formatında veri kaydetme;
kullanıcı erişim hakları yönetimi;
rotaların oluşturulması;
belge hareketi kontrolü;
bildirimlerin dağıtımı, hatırlatmalar;
dergilerin bakımı, referans kitapları, sınıflandırıcılar;
talimatların oluşturulması;
belgeleri aramak ve imzalamak;
raporların oluşumu.

Sistem çapında işlevler şunları içerir:

belgelerle uzaktan çalışma;
veri depolama için DBMS kullanımı;
SED ile eşzamanlı çalışma;
sertifikalar, barkodlar ve kişiselleştirme yoluyla güvenlik.

Avantaj ve dezavantajları

EDS'ye geçiş daha avantajlıdıreksiklikler. Ancak, yanlış düzenlenmiş bir proje otomasyonun tüm avantajlarını yok edebilir. Bir ERMS'nin uygulanmasının amaçları ulaşılabilir olmalıdır. Avantajları şunlardır:

merkezi yapılandırılmış bilgi depolama;
belgelerin oluşturulması ve işlenmesi için aynı yaklaşım;
şablon kullanımı;
arama;
erişim denetimi.

Eksiklikler yüksek başlangıç maliyetleri ve kullanıcı eğitimi konusunda titiz çalışmalar içerir.

Belge işlem süreçleri

EDS'de elektronik belge akışı geçerBelgeye belirli özellikler atanmış olan bir dizi aşama. İşleme hem manuel hem de otomatik olarak gerçekleştirilir. İkinci durumda şunları belirtirsiniz:

aşamalar arası geçiş koşulları;
rota ayrımı;
işlem döngüleri;
alt süreçleri, zamanlayıcıları, işlem prosedürlerini başlatmak;
kullanıcı rolleri tanımlanmıştır.

Tedavilerin türleri:

Bir belge oluştur.
Düzenleme.
Yeniden adlandırma.
Hareketli.
Tasarruf.
Dizin.
Silme.

EDS için giderler

Belge dolaşım tam olarak olamazlisanssız, sunucular, tam ayar ve tüm kullanıcıların eğitimi olmadan çalışır. Bu elemanların her biri çok para gerektirir. Buna ek olarak, SED'i diğer sistemlerle entegre etme, veritabanlarını ve yazılımları güncelleme, teknik destek ve diğer destek maliyetlerini danışmanlığı hakkında unutmamalıyız.

SED'in tanıtımı

Projenin uygulanması birkaç tane alabiliraydır. Süreç hem dokümantasyon süreçlerinin sayısına, hem de finansal, organizasyonel ve kaynak fırsatlarına bağlıdır. Uygulama aşağıdaki algoritmaya göre gerçekleştirilmiştir:

Bir çalışma grubunun yaratılması, bir liderin tanımı;
amaç ve amaçların tanımı;
mevcut dokümantasyon süreçlerini kontrol etmek;
teknik özelliklerin geliştirilmesi;
SED seçimi;
EDS'nin uygulanması için sözleşmenin imzalanması;
iş yönetmeliğinin geliştirilmesi ve onaylanması;
Dizinlerin ilk dolumunun kontrol edilmesi;
ön EDS testi;
personel eğitimi;
SED'in test uygulaması;
test sonuçlarının analizi;
hataların düzeltilmesi;
SED'in tam olarak uygulanması.

Uygulama hataları

Bu süreçlere özellikle dikkat edilmeli,kağıda ihtiyaç duyan Ana hata, bir elektronik belgenin bir kağıt belgenin kopyalanmasıdır. Bu, çalışmayı zorlaştırır ve otomasyona karşı olumsuz bir tutum oluşturur. Kimse çift çalışma için para ödemiyor. Çoğaltma olmadan otomasyon süreçleri oluşturmak gereklidir. İkinci hata, personelin hazırlıksızlığıdır. Daha sık olmamakla birlikte, yeni süreçler düşman olarak algılanmaktadır. Bu nedenle, EDS'nin neden uygulandığını çalışanlara açıklamak gerekir, böylece bilinçli olarak öğrenme sürecine yaklaştılar.

Belge depolama teknolojileri

EDS'de elektronik iş akışıRaporların araştırılması, sınıflandırılması, gruplandırılması ve oluşturulmasına dayanan nitelikler. Bazen bir şablondan, bazen bir veritabanından veri aktarımı yoluyla bir belge oluşturulur. Öznitelikler tablolarda saklanır. Dosyanın kendisi depolama klasörüne, buradaki bilgiler DBMS dizinine yerleştirilir. Verilere erişim sadece ERMS sisteminin kullanıcıları tarafından elde edilir.

Akış taraması nedir?

Belgelerin daha sonra izlenmesiNumunelerini arşive yerleştirmek tarayıcılar kullanılarak yapılır. Tarama sürecinde, belgede otomatik olarak bir barkod oluşturmak ve veritabanına kaydetmek ve ardından belirtilen yol boyunca yönlendirmek mümkündür.

Optik metin tanıma

Bu elektronik belge yönetimi SED sistemibir belgenin elektronik görüntüsünü bir fotoğrafa veya jpeg biçiminde bir metin biçimine dönüştürür. Aynı zamanda, ERMS'de tek başına bir uygulama veya entegre ESCOM.BPM olarak özel yazılım kullanılır. ESCOM.BPM nedir? Bu, farklı yazı tiplerine yazılan belgeleri tanımak için kullanılan bir programdır. Bununla birlikte, tek başına uygulamaların daha fazla kabiliyete sahip olduğu ve hatta el yazısı metnini bile tanıdığı belirtilmelidir.

Barkodlama

Bu teknoloji bir kompleks sağlarBelge üzerinde bir grafik barkod oluşturma ve çizim prosedürleri. Sistem sunucusu üzerinden benzersiz bir barkod oluşturulur. Ayrıca belgenin tanımlanmasını, veritabanındaki hızlı aramayı ve depolama yerlerinde dağıtımını sağlar. Bir belgeyi kaydederken, etikette elektronik kart numarasına karşılık gelen bir barkod yazdırılır. Belgenin kağıt versiyonuna yapıştırılmıştır.

EDS

Elektronik bir dijital imza izin verirBelgenin doğru olduğundan ve verilerin değişmediğinden emin olun. İmzalama, bir kripto sağlayıcısı ve bir yazılım sertifikası anahtarı yardımı ile yapılır. İkincisi, lisans veren merkezde rejenere edilen özel bir formatta bir dosyadır. Bilginin güvenliğini sağlamak için sertifikayı bir akıllı kart veya I-Token anahtarlarında saklamanız gerekir. Onlar bir PIN ile korunmaktadır. PIN birkaç kez yanlış girilirse, sertifika otomatik olarak engellenir.

Tam metin ve özellik araması

Özellik arama özel bir yöntemle gerçekleştirilir.Kart alanlarından çeşitli değerlere göre form. Örneğin, "Karşı Taraf" kriteri, "Alıcı" veya "Gönderen" alanındaki veriler için bir arama sağlar. Bu durumda, sistem girilen kriterleri kartlardaki verilerle karşılaştırır ve sonuçların eşleştiği kartlara ekler. Arama tam veya kısmi tesadüfleri dikkate alarak yapılır.

Tam metin araması, içindeki verilere göre gerçekleştirilirMS SQL SERVER, ORACLE gibi yerleşik DBMS araçları aracılığıyla kelime formları dahil olmak üzere belgenin kendisi. Tam arama için, dosyalar döküman formatında (doc), tablolarda (xls), sunumlarda, mesajlarda girilmelidir.