E-posta ile iş yazışmaları kuralları. İş mektubu: bir örnek. E-posta ile bir e-posta nasıl gönderilir

Son on yıldır iş yazışmaları içine-posta yoluyla büyük popülerlik kazanmıştır ve iş iletişiminin ana yollarından biri haline gelmiştir. Günümüzde, kişilerarası iletişim pratiğinde e-posta kullanamayacak bir kişiyi bulmak zordur. Buna rağmen, bugün birçok kişi merak ediyor: e-posta ile bir mektup nasıl gönderilir, böylece tüm kurallara uyulur? Gönderici hakkında muhatabı üzerinde iyi bir izlenim yaratmak için okuryazar mektubu nasıl kullanılır?

Bu makale iş kurallarını açıklar.e-posta ile yazışmalar ve makalede sunulan pratik tavsiyeler, e-postalar oluştururken doğru iş iletişimini öğrenmenize yardımcı olacaktır.

Birçok güne güneyeni mesajlar için posta kutusunu kontrol etmek. Ancak, büyük bir pişmanlık için, bu bilgi alışverişi yönteminin yaygınlığına rağmen, çoğu iş yazışmaları dilini doğru bir şekilde nasıl kullanacaklarını bilemez, gayri resmi bir iletişim için e-postalar alırlar.

E-postaların teslim hızı sayesindeposta, önemli resmi belgelerin, formların, uygulamaların değişimini basitleştirir, ancak burada insanlar mektup gönderirken hata yaparlar. Çoğu zaman, herhangi bir dosya alışverişi yapılırken bir e-posta oluştururken, herhangi bir nedenden ötürü adreslerin, ilgili makaleleri derlemediği ve konulara girmediği, bu da alıcıların çalışmalarını zorlaştırabilmesidir. Bu yazının amacı soruyu cevaplamaktır: e-posta ile bir mektup nasıl gönderilir ve yazılı iletişimin tüm kurallarını e-posta ile nasıl takip edilir?

E-postalar oluştururken, gönderilen tüm alanlar doldurulmalıdır.

E-posta ile iş yazışmaları kurallarıMektubun göndericisini, e-postada belirtilen tüm alanları, alıcının adresi ve mektubun göndereni gibi doldurmakla yükümlü kılmak. Gönderilen mektubun özünü kısaca açıklayan bir konuyu açıkladığınızdan emin olun. Çok sık, doğru olarak tanımlanan konudan gönderilen mektubun kaderi ve içinde belirtilen problemin çözülme hızına bağlıdır. Bir iş e-postası bir selamlama ile başlamalıdır - alıcıya olan bu basit gösterim yazışmada çok önemlidir. Selamlaşmadan sonra, metnin takip edilmesi gerekir, buna "mektubun gövdesi" denir ve sonunda bir imza, örneğin, "Saygılarımla, Brisov Petr İvanoviç" kalır.

İş yazışmalarında tebrik

Şu anda daha keskinleştirmek için gereklidirDikkatiniz, bir saygı hareketi, ticari iletişimin her alanında çok önemli olduğu için. En uygun karşılama ifadesi "İyi günler" veya "Merhaba". E-posta yoluyla iş yazışmaları yapmak, göndereni "İyi akşamlar" veya "Günaydın" ifadelerini kullanma konusunda kısıtlar; Ayrıca, informal iletişimde kullanılan yerel ifadelerin selamlanmasında da doğru değildir.

Sözcük veya cümle selamından sonraAlıcıya isim ve kullanıcı adıyla başvurmalı ve adın gönderici tarafından bilinmemesi durumunda, bu anı atlayabilirsiniz. Karşılama kelimesinden sonra, mektubun amacına yönelik ifadeye devam edebilirsiniz.

İş yazışmalarında e-posta ile ekli dosyalar

Mektubun asıl amacı sadeceYazılı anlatı ve konunun özünün beyanı, fakat aynı zamanda dosyanın gönderilmesi, önce gönderilen nesnenin eklenmesi daha iyidir. Çoğu gönderenin, dikkatsizlikten dolayı, mektubun metninde konunun özünü belirttiği, gerekli yatırımı eklemeyi unuttuğuna sıkça rastlanır. Bu ihmal, iş mektubunun göndericisinin iş itibarını olumsuz yönde etkileyebilir.

E-posta adresi tanınabilir ve öz olmalıdır

E-posta ile iş yazışmaları kurallarıGönderenin, gönderenin adıyla ilgili gerçek bilgileri taşıması gereken tanınabilir bir elektronik ada sahip olmasını zorunlu kılmak. Elektronik adres, örneğin "limon_petya" elektronik adresi gibi resmi olmayan ifadeleri veya kelimeleri gösterdiğinde, resmi olmayan mektuplar ve aptalca resmi mektup ve adreslere bakmayın. Bir yetişkin için çok güvenilmez görünüyor. İş yazışmaları yapmak için ayrı bir e-posta oluşturmak ve e-posta ile iş yazışmasının etik kurallarını takip etmek daha iyidir.

Önceden alınan e-postalara yanıt vermek için hızlı Yanıtla işlevini (Yanıt) kullanma

Yanıtla veya Yanıtla işlevi (kısaltılmış biçimde)Re :) gibi görünüyor, kullanıcının göndericiden daha önce gönderilen mesajlara hızlı bir şekilde cevap vermesine yardımcı oluyor. Bu işlev aynı zamanda, söz konusu konu için muhatap ile önceki yazışmaları okumak için evrensel bir fırsata sahiptir. Ancak e-posta yoluyla iş yazışmasının kuralları gönderenin iş yazısının konusunu yeniden adlandırmasını zorunlu kılar, eğer yazışma sırasında tartışmanın özü değişirse.

Bir iş mektubu göndermeden önce, yazım hatalarını ve noktalama işaretlerini kontrol etmelisiniz

E-posta bilgi alışverişini basitleştirir, ancakİş yazışmaları, Rus dilinin kurallarını ihmal etmeye değmezse, ihmal edilmiş bir hata, gönderenin güvenilirliğini etkileyebilir. Mektubu göndermeden önce, metni birkaç kez gözden geçirmeli ve optografik ve noktalama hataları olup olmadığını dikkatle kontrol etmelisiniz. Birçok e-posta istemcisinin yazım denetleyicisi işlevi vardır, bu nedenle kırmızı çizgi tarafından vurgulanan kelimelere dikkat edin. Yazımın doğruluğu konusunda şüpheniz varsa, İnternet'te yardım istemeniz veya yazım denetimi sözlüğü ile yazım denetimi yapmanız gerekir.

Hedef alan en son sırada doldurulmalıdır

Tamamlanmamış gönderilmekten kaçınmak için veyaYazılmamış mektuplar, iş mektubunun alıcının adresini, gönderilmeden önce son anda girilmelidir. Bu kural aynı zamanda e-posta yoluyla iş yazışmasının temelleri arasında yer almaktadır. Alıcının alanı doldurulduğunda, e-posta, daha önce kullanılan alıcıların bir listesini sunabilir, burada da, bir derlenmiş iş mektubunu dışarıdan bir muhatapa göndermemek için dikkatlerini odaklamalıdır.

Bir iş mektubu oluşturulması

Metin yapılandırma kuralları geçerlidirsadece kağıt taşıyıcılar için değil, aynı zamanda e-posta yoluyla iş yazışmaları kuralları için de. Alıcının monitör ekranında büyük hacimli metin mesajlarını okuması her zaman uygun değildir. Bu noktayı basitleştirmek için, metni mantıksal olarak oluşturulmuş küçük paragraflara ayırmak ve iş mektuplarının metninde karmaşık cümlelerin yazılmasına izin verilmemelidir. Bir iş mektubunda bir cümlenin optimal uzunluğu on beş kelimeden fazla olmamalıdır.

İş mektubunun özü, esaslar üzerinde belirtilmelidir.

Bir iş mektubunun konusuna ek olarak, alıcıAna metnin ilk ve ikinci cümlesi de ilgi çekici olmalıdır. Gönderenin görevi, mektubun başında alıcıya hitap ettiği sorunun ya da sorunun özünü belirtmektir. İlk cümle, iş mektubunun gönderilme amacını belirtmelidir. Örnek: "Toplu malzemeler tedarikinde" 02/01/2017 tarihli 45 No.lu sözleşmeden doğan yükümlülük şartlarının sona erdiğini bildiririz. Sözleşmeyi yenilemek için ikinci bir belge paketi doldurmalısınız. " Bu amaç nedeniyle, alıcının bir iş mektubunun ana fikrini anlama fırsatı vardır. Mektubun metni çok büyükse, nesnenin ek işlevini bir metin belgesi biçiminde bir ek olarak kullanmak daha iyidir, ancak metin alanıyla birlikte iş mektubunu aydınlatan makaleyi bırakmalısınız. Örnek: "Size referans için Makstroy LLC şirketinin mektubunun bir elektronik kopyasını gönderiyoruz. Mektubunda belirtilen süreye kadar "gevşek malzemelerin tedariki" ile ilgili 02/01/2017 tarihli 45 sayılı sözleşmenin uzatılmasına ilişkin kararınızı bildirmenizi rica ediyoruz.

Her iş e-postası yanıtlanmalıdır

İşletmenin olumsuz örnekleri varyazışmalar, alıcı herhangi bir sebepten dolayı iş mektubu, yok sayar. Bazen, belirli durumlar nedeniyle cevabın verilemeyeceği durumlar olabilir, örneğin, bir sorunun çözümlenmesi için süre, birkaç gün sürebilir veya alıcı, düşünme sürecindedir ve derhal sorulan soruya cevap veremez. Bu durumda, konuyla ilgili kısa bir açıklama, örneğin, "Merhaba Peter İvanoviç verilmelidir. Mektubunu aldım, ama bugüne kadar cevap vermeyi zor buluyorum, çünkü yüksek yönetime danışmalıyım. Sorunu şirketimizin CEO'suna bildireceğim ve haftanın sonunda resmi bir cevap vereceğim. Saygılarımla, Satış Müdürü Ivan G. Belov. "

Cevabın üç iş günü içinde verilmemesi halinde, iş mektubunun alıcının sessizliğinin, gönderenle iletişim kurmayı reddetme ve reddetme olarak değerlendirilebileceğini unutmamak gerekir.

Cevap mektupları oluştururken, tüm sorulara cevap verilmelidir.

Alıcıya gönderilen mektuplar ayılarkarakter sorgulama, sonra bir mektup yazarken, iş mektubunun alınan metninde bulunan sıraya göre sorulara cevap verilmelidir. Eğer sorular sorulursa, gönderici onlara özel cevaplar almayı umuyor. Bir mektup yazarken, cevaplar numaralandırılmamalıdır, sadece fikri sırayla belirtmeniz gerekir. Sorulan tüm soruları cevaplamak için, önce alınan iş mektubunu birkaç kez tekrar okumanız gerekir ve çok fazla soru varsa, geçişi önlemek için bunları ayrı ayrı yazmak daha iyidir. Sorulan soruların bir kısmına cevap vermek mümkün değilse, şu anda bir nedenden dolayı cevabın verilemeyeceğine işaret etmek gerekir.

Kısaltmaları, duygusal tasarımı ve büyük harfleri kötüye kullanmayın

İşletmenin olumsuz örnekleri varyazışmalar, gönderenler onu sulandırırken, gülümsemeler biçiminde gayri resmi işaretler kullanarak. Uygulaması sosyal ağlarda iletişim kurarken popülerdir, ancak iş yazışmaları kuralları, alıcıların gerçek anlamlarını bilmediği ve anlaşılamaz bir noktalama hatası dizisine götüremeyeceğinden, duyguların bu tür tezahürlerini kabul etmemektedir.

Ayrıca bir metni yazmayı reddetmek gerekirbüyük harflerle. İnternette büyük harflerle yazılmış kelime kümesi "ifadeleri bağırarak" denir ve bu tür ifadeler sıklıkla negatif bir renk taşıyan edilir. elektronik iş mektubu okuyarak Alıcı anlam anlayış gibi zararlı olacak bir negatif yazı olarak kabul edilebilir. Bir iş mektubu ", bir noktanın önemini vurgulamak, örneğin tanıtım cümleleri daha iyi şekilde yapmak "sen geç 2017/10/02 yıldan sözleşmenin uzatılması için bir doküman paketi sunmak gerektiğini unutmayın" veya gereklidir halinde olduğu belgeleri unutmayın sözleşme uzatma 2017/10/02 yıl önce sunulmalıdır. "

Hassas bilgileri e-posta ile göndermeyin

Kişisel veya gizli bilgi göndermek içinkendi amaçları için kullanmak hackerlar bilgilerle ele geçirilme tehlikesi bulunduğundan daha iyi bilgi, posta kutularını terk etmek. Bu bilgiler şunları içerebilir: telefon numaraları, kredi kartları, kişisel banka hesapları, vb şifreleri Bilginin sunucusu posta ajanı ve çalıntı edilebilir hack durumunda depolandığını hatırlamak önemlidir ...

Mektubun sonunda gönderenin imzası olmalı

Daha önce de belirtildiği gibi, her biri gönderildimektup belirli bir imza içermelidir. Genellikle posta kutularının geliştiricileri, posta, isim ve iletişim telefon numarası ile ilgili verilerinizi girebileceğiniz imza bloğunun işlevini sunar. Daha sonra, bu blok otomatik olarak her harfin sonunda görüntülenecektir, bu da yazmayı basitleştirecektir. Bir imzayı doğru bir şekilde çizmek önemlidir; böylece, alıcının göndereni doğru bir şekilde ele almak için mektubu cevaplarken fırsat vardır. Bir imzanın örneği şöyle görünebilir: "Saygılarımızla, Satış Müdürü Nikolay Petrov, +79810000000".

Sonuçların çizilmesiyle,İş yazışmayı e-posta ile nasıl yapacağınızı anlamak için ek ve karmaşık unsurları öğrenmeniz gerekmez. Sadece kuralların kurallarına uymak ve Rus dilinin kurallarına uymak gerekir.