Büro çalışmalarında isimlendirme nedir?

Ofis işlerini düzgün bir şekilde yapmak,Bir isimlendirmenin ne olduğunu bilmek gereklidir. Tanıma göre, isimlendirme, üretim tarafından kullanılan, belirli bir sisteme göre derlenen parçaların, malzemelerin ve yapıların bir listesini ifade eder. Bu tür bir liste derlenirken, bu malzemelerin her birine bir sayı, harf veya bir alfasayısal kombinasyon - nomenklatür numarası kodu atanır.

Vaka yönetiminde, vakaların isimlendirilmesiBir organizasyonun çalışması sırasında hazırlanan iş belgelerinin (ya da vakaların) sistemleştirilmiş bir listesi. İsimlendirme, menkul kıymetlerin ne kadar tutulması gerektiğini ve hangi sırada kaydedileceğini belirler. Örneğin, ortaokullarda (spor salonları) okul dergileri, mezun olduktan sonraki 5 yıl boyunca öğretmen tarafından tutulur.

Ana işlevler

Davaların isimlendirilmesinde ana görev -Yönetsel aygıtların çalışmalarını daha mükemmel, üretken hale getirmek, bürokratik sıkışmalardan kurtulmak. Birçok problemin hızlı ve kalitatif çözümü, tüm organizasyonun faaliyeti genellikle belgelerin saklandığı sıraya, talebe ne kadar kolay ulaşılabileceğine, ne kadar yetkin bir şekilde sınıflandırıldığına ve sistemleştirileceğine bağlıdır. Doğru sınıflandırma sadece dokümanlarla hızlı bir şekilde çalışmanın yanı sıra arşiv ve arşivlerle çalışmayı da kolaylaştırır.

Durumların isimlendirilmesinin ne olduğu ve hangi alanlarda en etkili olduğu örneklerine bakalım.

• Belgelerin sistematizasyonu - belgeler ne zamanher halükarda (sözleşmelerin hazırlanması, sonuçlandırma işlemleri, ceza davasının tamamlanması, planlama departmanının raporu, vb.) kullanılmakta olan ve kullanılmakta olan aktif kullanımın dışında, isimlendirmeye göre, belli bir sırayla organizasyonlarda saklanmaktadır. Bu, bilgisayar veritabanında saklanan hem evrak belgeleri hem de elektronik belgeler için geçerlidir.
• Ne kadar süreyle bilgi içeriğiBelge ne kadar süre etkili olabileceği için korunur. Adlandırmada yer alan her bir durum, içinde yer alan belgeleri korumak için kendi şartlarına sahiptir. Daha değerli ve önemli olan belge, ne kadar uzun sürecek. Yani, davadaki belgelerle çalışırken, hemen değerlendirirler - bir çeşit değer muayenesi. Bu davanın kendisi ile yardımcı olur ve çalışır.
• Vakaların endekslenmesini güvence altına almak. Davanın isimlendirilmesi, genellikle belgelerin kaydedilmesi sürecinde kullanılır ve davanın isimlendirici endeksi, belgenin kayıt numarasının ayrılmaz bir parçası haline gelir. Bu, fabrikada veya kurumda bir envanter olduğunda envanterde görülebilir.
• Kurumun organizasyon yapısını incelerken referans rolünü yerine getirir.
• Ofis çalışmasında, kalıcı veya geçici bir süre için depolama ve muhasebe belgelerine sahip vakaların envanterinin temeli olarak kabul edilir.
• Örnek olarak, dosya dolabı oluşturmak için kullanılan bir şema ve kullanılan belgelere referans olarak kullanılır.

Böylece, ne olduğu hakkında iyi bir bilgiKurum içinde herhangi bir kuruluş veya kurumda, isimlendirme ve onunla çalışma becerisi gereklidir. İsimlendirme, kurumun tüm belgesel faaliyetlerini kapsamalıdır.

İsimlendirme sınıflandırması

İsimlendirme, tasarım için kendi standartlarına ve gereksinimlerine sahiptir, ihlal edilemezler. Kayıt tutmayla ilgili özel metodolojiler ve talimatlarda belirtilmiştir.

Üç tür iş terminolojisini ayırt etmek gelenekseldir:

• tipik;
• örnek;
• Bireysel, belirli bir organizasyon için geliştirildi.

İsimlendirme ne kadar tipiktir, başlıktan açıkça anlaşılmaktadır - bunlar normatif belgelerdir, tek tipteki organizasyonlarda kullanılan olguların kompozisyonunu oluştururlar.

Yaklaşık isimlendirme için tasarlanmıştırBu isimlendirmenin dağıtıldığı kuruluşun organizasyonunda başlatılan vakaların yaklaşık bir bileşimini oluşturmak. Bu tür kayıt yönetimi örnekleri normatif değil, tavsiye niteliğinde. Ayırt edici bir özellik, bu tip belgelerin belgelerinde belirtilmesidir.

Tipik ve örnek niteliğindeki büro adlandırmalar, kendi alt kuruluşları için daha yüksek kuruluşlar tarafından geliştirilmiştir.

Bireysel isimlendirme - geliştirildiBelirli bir kuruluş için ve faaliyetlerinin özgüllüğünü dikkate alarak. Örnek için tipik olarak veya örnek olarak kullanılır ve bunlarda gerekli değişiklikler yapılır.