A'dan Z'ye personel kayıtlarının bakımı

Personel kayıt yönetiminin organizasyonu ve bakımı- Personel servis çalışanlarının doğrudan görevi. Yeni bir organizasyon yaratma, eski ya da diğer yeniden örgütlenme seçeneklerini, yönetim ve personel departmanlarını değiştirme durumlarında, çalışmanın ana noktalarını bilmeniz gerekir: çalışanların eğitimi, aranması, personel alımı, işten çıkarılması ve işten çıkarılması, ayrıca belgelerin arşivlenmesi ve çevrimiçi saklanması ile ilgili kurallar.

Firma kayıt yönetiminin firma istikrarı temelinde yetkili organizasyonu

Herhangi bir organizasyonda, formdan bağımsız olaraközelliği, bir personel var. Fonksiyonlar ve nitelikler bakımından sayı ve kompozisyon bakımından farklılık gösterir. İK departmanının görevi, işletmenin çalışanları ile ilgili tüm sorunların ve sorunların olabildiğince hızlı ve yetkin bir şekilde çözülmesini sağlamaktır.

Organizasyonun kararlı çalışmasıçalışanları. hukuk ve arşive belgelerin onun zamanında teslim uyarınca çalışanların yetkin ve zamanında seçimi, İK yönetimi, - servis personeli birincil görevi. Bu, herhangi bir işletmenin istikrarlı çalışması için temeldir.

Personel ile çalışmak için personel eğitimi

Personel yönetimine yönelik talimat açık bir şekildepersonel uzmanları için profesyonel eğitim alma ihtiyacını belirtir. Bununla birlikte, uygulamada, istenen profilin çalışanlarının eğitimi ile ilgili sık sık bir sorun vardır.

Daha yüksek ve ikincil özel eğitim kurumları değildir"personel kayıtları yönetimi" gibi dar niteliklere sahip uzmanlar üretirler. Eğitim genellikle ya yerinde ya da profil kurslarında gerçekleşir. Bir çalışanın doğrudan işyerinde rehberlik yapması da mümkündür.

İK yönetimi eğitim uzmanları aşağıdaki şekillerde önerir:

• ikinci bir yüksek öğrenim temelinde yeniden eğitim;
• ilgili bir profile ait yüksek öğrenim elde etmek, örneğin, "belge yönetimi", "içtihat", "personel yönetimi", "bilgi koruma";
• Uzmanlık gerektiren uzun süreli kurslarda (en az üç ay), sınavın müteakip geçişi ile eğitim;
• Daha sonraki düzenli becerilerin geliştirilmesi ile pratik çalışma.

Personel hizmetlerini düzenleyen normatif belgeler

Personel bölümü ve genel organizasyon faaliyetleriPersonel kayıt yönetimi çok güncel mevzuat ve dahili düzenleyici belgelere bağlıdır. Bu özellik, genellikle gizli olan çok sayıda kişisel belge ile çalışma nüansları ile ilgilidir.

Personel hizmetinde ofis çalışması aşağıdaki eylemlerle düzenlenir:

• Anayasa, Sivil ve İşçi Kodları ve ayrıca Ceza ve Aile Kodları;
• personel ile çalışma ile ilgili konularda kurumun profili hakkında yasal düzenlemeler;
• yerel öneme sahip normatif eylemler;
• federal düzeyde çeşitli sınıflandırıcılar, kurallar ve düzenlemeler;
• iç düzenleyici belgeler, örneğin, personel kaydı tutma talimatı;
• siparişler ve yönetim siparişleri.

Personel hizmetinin çalışanları, normatif düzenlemeler ve her şeyden önce İş Kanunu hükümlerine sıkı sıkıya uymakla yükümlüdür.

Çalışanların araştırılması ve belgelenmesi

Personel kayıtlarının bakımı, personelin arayışı ve tasarımı ile başlar. Her şeyden önce, yeni çalışanlar bulmak için seçenekleri belirlemeniz gerekir. Bunlar arasında aşağıdakiler dikkat çekiyor:

• ajanslar ve istihdam büroları;
• devlet istihdam hizmeti;
• iş fuarları;
• eğitim kurumları;
• Çeşitli kaynaklar üzerine yazılar ve özetler için panolar;
• diğer organizasyonlar;
• arkadaşlar ve tanıdıklar.

Çalışanlar bulmak için tüm seçenekler kendi yararları ve dezavantajları var, personel departmanı çalışanı boşluğu kapatmak için tüm fırsatları en iyi şekilde yapmalıdır.

Başvuru sahibi bulunduğunda, yürütülür.görüşme. Hareketinin belgelenmesi arzu edilir: bu nedenle işe alım veya ret kararında ölçülü bir karar vermek daha kolaydır. İkinci durumda, kişi beş iş günü içinde yazılı olarak bildirilir. Başvuru sahibi boş bir pozisyon için uygunsa, o zaman kredilendirilmelidir. Bundan belli bir çalışan için personel dokümantasyonu tasarımı başlar.

İstihdam kaydı aşamaları:

• iş sözleşmesinin imzalanması;
• kabul sırasının yayınlanması;
• yeni bir çalışanın veya kurumunun çalışma kitabına giriş;
• kişisel bir kartın kaydı;
• organizasyonda kabul edilirse - kişisel işlerin kurulması;
• Çalışan tarafından iç düzenlemelerin ve talimatların anlaşılması ve imzalanması.

Personel kayıtları (kişisel kartlar, personel listesi)

Personel yönetimi bakımı içerirmuhasebe kayıtlarının, özellikle personel ve kişisel kartların zorunlu kaydı. Bu belgeler, tüm mülkiyet biçimlerine sahip örgütler için zorunludur.

Personel ve sayılar uygun olmalı ve organizasyonun ihtiyaçlarını karşılamalıdır. Tüm mesajların isimlerini, bu süre için boş pozisyonları gösteren bahislerin sayısını içerir.

Kişisel kartlar birleştirilmiş belgelerdir.çalışanın iş aktivitesi ve kişisel bilgileri hakkında kısa bilgiler içerir. Bozulmalarını ve hırsızlıklarını önleyen yerlerde katı muhasebe ve özel depolama koşullarına tabidirler.

Personel, farklar ve tasarım özellikleri için siparişler

Personelde genel ofis çalışmasıÖzellikle siparişlerde ve yönetim emirlerinde ifade edilir. Bu belgeler hem bireysel çalışanları hem de tüm personeli bir bütün olarak ilgilendirebilir. Giriş ve tasarımın özellikleri farklıdır.

Emirlerin ve siparişlerin çoğuÇalışan ile özel eylemler, birleşik bir form var. İlgili tüm kişilerle zorunlu bir sözleşmeye ve bir makbuzla çalışanın tanımasına tabidirler. Personel siparişlerinin kopyaları kişisel dosyada ve orijinaller ayrı klasörlerde saklanır.

Personel kaydı tutma, kayıt ve depolama kuralları

Belgelerin hareketlerini kaydetmek içinpersonel servisi, uzmanlık dergilerinin bakımını gerektirir. Bunlar, çoğu zaman birleştirilmiş, çok sayfalı bir biçimin tablolarıdır. Genellikle ya büyük defterlerde ya da özel mağazalarda satın alınırlar.

Personel dergilerinin türleri:

• mektuplar dahil gelen ve giden belgelerin kaydı;
• siparişlerin tescili;
• çalışanların geliş ve çıkışlarının resmi işlere kaydı;
• başvuruların teslimi, gönderimleri, bildirimleri, resmi ve hizmet notları;
• iş kitaplarının formlarının kaydı, ekleri;
• Çeşitli personel belgelerinin kayıt hareketleri için kitaplar vb.

Tüm kayıtlar mutlaka dikişli ve mühürlü olmalı ve numaralandırılmış sayfalar olmalıdır. Tüm dokümanlardan ayrı olarak saklayın. Tercihen bir kasada veya özel bir dolapta.

Kişisel dosyaların korunması ve saklanması özellikleri

Kişisel işler yapmak zorunlu değildir. Bununla birlikte, çoğu kurum ya da başka bir formda çalışanın belgelerini toplar. Tabii ki, bir klasörde daha uygun.

Kişisel bir mesele, çalışan hakkında belirli bir sırada toplanan ve oluşturulan, belgelenmiş kişisel bilgilerin bir kompleksidir. Çeşitli belgeler ve kopyalar içerebilir:

• çalışan ile ilgili siparişlerin kopyaları;
• ifadelerin kopyaları;
• kimlik belgelerinin kopyaları, yeterliliklerin onaylanması, eğitim, yardımlar ve medeni durum;
• anket formu;
• özellikleri ve incelemeleri;
• referanslar vb.

Kişisel işler kişiselbilgi, diğer belgelerden uzak tutulmalıdırlar. Onlara erişim, sınırlı sayıda yetkiliyle sınırlıdır. Personelin işten çıkarılmasıyla kişisel dosyalar arşiv depolarına teslim edilir.

İş kitaplarının kaydı, depolanması ve düzenlenmesi ile ilgili kurallar ve ekler

Tüm organizasyonlar çalışma kitaplarını yürütmekle yükümlüdür.personel, istisna - çalışanlar, yarı zamanlı olarak alındı. Birincil resepsiyonda işveren bağımsız olarak saf formlar alır ve ilk kayıtlarını yapar. Başlık sayfasında çalışanla ilgili verileri yapın. Daha sonra, onların ilişkilerini izlemek ve zamanında değişiklik yapmak gereklidir.

Ana bölümçalışanın iş ve sosyal aktiviteleri, daimi tercüman alımı, işten çıkarılma. Tüm girdiler genel sıraya göre numaralandırılır ve siparişe göre girilir. İşten çıkarmanın kaydına, örgütün mührü ve kafanın imzası izlenimi eşlik eder.

Çalışma kitabındaki kayıtlar el ile yapılır, mavitükenmez kalem, açık ve anlaşılır el yazısı. Girilen verilerin alaka düzeyini ve güvenilirliğini yakından izleyin. Bilgileri düzeltmeniz gerekiyorsa, bir satır ve güncellenmiş bilgilerle dikkatlice anlaşılmalıdır. Bu eylem mutlaka kafa ve mühürün imzası ile teyit edilir.

İş kitaplarını diğer dokümanlardan ayrı olarak kasada saklayın. Sorumlu organların özel bir kararı olmaksızın çalışanların veya üçüncü şahısların ellerine verilmesi yasaktır.

Personel belgelerinin operasyonel ve arşiv depolanması özellikleri

Personel belgelerinin saklanması,özel önem. Kişisel bilgiler içerir ve gizlidir. Bu tür veriler yetkisiz ifşaya tabi değildir. Aksi takdirde, personel departmanının personeli ve organizasyonun başkanı tarafından para cezası verilir.

Personelin uygun şekilde depolanmasını organize etmekPersonel hizmetindeki dokümanların ayrı bir oda olması istenir. Bunun girişi bir olmalı ve alarmlı bir metal kapı ile donatılmalıdır.

Belgelerin kendileri metalde saklanmalıdır.dolaplar veya kasalar. Güneş ışığına ve toza, ayrıca sıcaklık farklılıklarına ve çok yüksek neme maruz kalmaktan kaçının. Bu basit eylemler kişisel verilerin korunmasına yardımcı olacaktır.